GENERALIDADES
La política y procedimiento de tratamiento de datos personales, se presenta teniendo en cuenta que los datos que sean proporcionados serán susceptibles de ser incorporados, si procede, al fichero de tratamiento de datos correspondiente, conforme lo establecido en la normativa de la Republica de Colombia vigente y con el único fin de enviar información técnica o promocional, que puedan resultarle de interés.
Para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, Usted deberá dirigirse a SOCO S.A.S, a través de solicitud enviada al correo electrónico [email protected], como responsable del fichero o tratamiento correspondiente.
OBJETIVO
SOCO S.A.S comprometido con la seguridad de los datos que le son suministrados por parte de clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y dando cumplimiento a la política de protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Constitución Política Art. 15 y Art. 20, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta esta Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales, en relación al suministro que se dé a la información personal, su uso y si esta es compartida, en razón de la autorización que es dada por el titular.
Esta política conlleva los parámetros que se deben conservar para efectivamente proteger los Datos Personales de cada titular, así como la finalidad de la información recopilada, y el departamento responsable de atender cualquier inquietud que se genere al respecto. De igual forma se hará conocer el proceso para actualización o supresión de dicha información y como acceder a ésta.
Teniendo en cuenta el derecho constitucional del Habeas Data, derecho constitucional que cobija a los ciudadanos Colombianos, solo será recopilada información personal que previamente sea autorizada por el titular.
DEFINICIONES
Se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 según el Artículo 3° de la ley las siguientes:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Además de las definiciones establecidas anteriormente por el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, para los efectos del presente decreto se entenderán las siguientes:
- Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado, por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS RECTORES
Artículo 4°. Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con La Constitución y La Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y La Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
- Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
INFORMACIÓN QUE SERÁ SOLICITADA
- Tipo de documento de identidad
- Número de documento de identidad
- Nombres y Apellidos / Razón social
- Cargo / Ocupación
- Dirección 1
- Dirección 2
- Teléfono oficina
- Teléfono residencia
- Celular
- Dirección de correo electrónico
- Fax (personal o laboral)
- Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general
- Ciudad, departamento y país
SERAN UTILIZADOS PARA LOS FINES AQUÍ SEÑALADOS
- Realizar campañas de marketing
- Fidelización de clientes y proveedores
- Informar sobre nuestros productos actuales y próximos a lanzar
- Determinar la calidad de nuestros productos y el servicio que se presta
- Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos
- Envió de campañas de E-marketing y boletines digitales de productos
- Realizar consultas y reportes a las centrales de riesgo crediticio
- Brindar información sobre productos
- Confirmar y solicitar actualización de datos
- Tramitar las eventualidades solicitadas
La información suministrada por el titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de SOCO S.A.S. Solo serán divulgados cuando la ley así lo exija.
Recurso Humano:
El Tratamiento de los datos se realizará para el cumplimento de la Gestión Administrativa, Contable y Fiscal, Gestión de Nomina, de Personal, Prestaciones Sociales, Prevención de Riesgos Laborales. Que permitan Gestionar la Vinculación, Efectuar el proceso de Remuneración, Retiro o Terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con SOCO S.A.S En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual. (Incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).
Proveedores y Contratistas de SOCO S.A.S:
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de Gestión Administrativa y Contable, Contractual de Proveedores de productos o servicios, Gestión de Pagos, Histórico de relaciones Comerciales, SOCO S.A.S, requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
Clientes SOCO S.A.S:
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con proceso de Gestión de Facturación, Cobros, Contratos, Prospección Comercial, histórico de relaciones comerciales y Gestión de Clientes de SOCO S.A.S, que requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente y su funcionamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
- Los Datos Personales serán recopilados en debida forma y son generados objeto de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
- Los Datos Personales recolectados por SOCO S.A.S, serán almacenados a través de un archivo en excel de manejo interno.
- Al aceptar esta política, el titular de los datos personales autoriza a SOCO S.A.S, sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, de forma lícita y según los fines señalados anteriormente.
FORMA PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
El Titular de la información podrá contactarse con SOCO S.A.S. a través de los medios dispuestos para ello, a saber:
- Realizando la solicitud telefónicamente.
- Remitir solicitud por escrito o al correo electrónico [email protected], anexando copia del documento de identidad del titular.
Los titulares de los datos personales, podrán solicitar a SOCO S.A.S. la supresión de sus datos en cualquier momento.
Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos:
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
| En la sede de SOCO S.A.S: | CL 98 SUR CR 48 270 BG 02 LA ESTRELLA -ANTIOQUIA De lunes a viernes en el horario de atención al público (7:00 AM a 5:00 PM) |
| Conmutador: | 44440058 |
| Correo electrónico: | [email protected] |
| Nombre Responsable: | Marcela Restrepo Hincapié |
| Cargo: | Gerente |
| Nombre el Encargado: | Marcela Restrepo Hincapié |
| Cargo: | Gerente |
| Correo electrónico: | [email protected] |
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El área de servicio al cliente de la compañía, será quien realice el trámite pertinente con la información suministrada por el titular.
DERECHOS DEL TITULAR DE DATO PERSONAL DE CONFORMIDAD CON EL ART. 8 DE LA LEY 1581 DE 2012
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado, han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DE CONFORMIDAD CON EL ART. 20 DEL DECRETO 1377 DE 2013, EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS ANTES MENCIONADOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR:
- Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento tendrá los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
SOCO S.A.S, cuenta con los mecanismos adecuados para que en forma libre, previa y expresa y a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales, LA EMPRESA obtenga del Titular la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales así como para garantizar su consulta.
SOCO S.A.S, informa que el aviso de privacidad de tratamiento de los datos personales podrá consultarlo en http://www.cintassoco.com
Con este aviso se les informa a los Titulares sobre la existencia de las políticas de SOCO S.A.S, sobre Protección de Datos Personales y la forma de acceder a las mismas.
INFORMACIÓN DE SOCO:
Razón Social: SOCO S.A.S
NIT: 800.079.983-7
Domicilio: La Estrella – Antioquia
Dirección: Cll 98 Sur N°48 – 270
Teléfonos: En Medellín: (4) 4440058
Correo electrónico: [email protected]
Página Web: www.cintassoco.com
VIGENCIA DE LA POLÍTICA:
La presente política de Tratamiento de Datos Personales, rige a partir del 19 de octubre de 2016. SOCO S.A.S. recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la sociedad.